Sommaire
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Fonctionnement de l’établissement

5. Budget et compte financier
5.1. L’examen du budget
5.2.Présentation du budget
5.2.1. La section du fonctionnement
5.2.2. La section d’investissement
5.2.3. Domaines et activités
5.2.4.Autofinancement, équilibre budgétaire et fonds de roulement
5.2.5. Les budgets annexes
5.3. Trois points essentiels à examiner
5.4. Budgets annexes
5.5. Quel vote émettre sur le budget ?
5.6. Compte financier


5. Budget et compte financier
Article R421-57 à 78 du code de l’éducation

5.1. L’examen du budget
Un acte important. Même si depuis la mise en œuvre de la RCBC (Réforme du cadre budgétaire et comptable) en 2012, il n’est pas toujours facile de comprendre la présentation comptable du budget, son examen mérite attention et préparation collective : possibilités d’avoir du matériel et des supports adaptés pour le travail avec nos classes, conditions de vie dans l’établissement (chauffage, entretien…) y sont directement liées.
L’EPLE disposant d’une autonomie en matière financière, les membres du CA délibèrent sur l’adoption du budget de l’établissement pour l’année civile à venir. Il est habituellement présenté par l’intendant (ou le gestionnaire) et doit être sincère et « en équilibre », les dépenses devant être égales aux recettes.

Qui paie quoi ?
Le budget de l’EPLE est abondé principalement par la dotation de la collectivité territoriale de rattachement et par celle de l’État.

La collectivité territoriale de rattachement
Elle attribue une dotation de fonctionnement à chaque EPLE. Ses ressources proviennent de crédits transférés par l’État et de ressources propres (imposition locale). En raison du plan d’austérité du gouvernement les premiers baissent depuis 2014 et ce jusqu’à plus de 3 milliards pendant trois ans à partir de 2015 ! Les collectivités se disent asphyxiées et cherchent à réduire leurs dépenses pour faire face à leurs responsabilités : dépenses de personnel en hausse, explosion des dépenses sociales dans les départements, fonctionnement des TER…
Beaucoup entament une limitation des dépenses principalement celles d’investissement en 2015 pour l’instant. Les crédits qu’elles attribuent aux établissements risquent d’être affectés et les interventions des élus au CA nécessaires tant en direction de l’État que des élus locaux.
La subvention notifiée en novembre à l’établissement ne peut être diminuée ensuite, et les collectivités n’abondent que rarement les crédits dévolus aux établissements. Si elles accordent des subventions complémentaires, de plus en plus rares, c’est sur la base de besoins particuliers : il faut que le chef d’établissement et le gestionnaire formulent des demandes précises, à la demande du CA.

L’État
Les crédits d’État attribués aux établissements sont présentés de manière globalisée, en deux enveloppes distinctes « vie de l’élève » et « second degré », reprenant ainsi la présentation du budget de l’État et les critères de fongibilité liés à la Loi organique relative aux lois de finances (LOLF). La forte baisse de ces crédits détériore les conditions d’enseignement. La globalisation oblige certains établissements à puiser sur les fonds de roulement. Ce qui était une bonne chose, quand d’aucuns thésaurisaient, au détriment des élèves, devient très problématique avec la baisse généralisée des dotations… Les réserves s’épuisent dans de nombreux EPLE, il est donc indispensable de bien faire remonter vos besoins et demandes auprès des autorités hiérarchiques. Le CA doit disposer régulièrement d’un bilan de l’utilisation de ces fonds.

Collectivité et restauration
Depuis le transfert de la compétence « restauration » en 2004 aux collectivités, ce sont les collectivités territoriales de rattachement qui fixent les prix, et non plus le CA de l’établissement.
Cependant, les prix « ne peuvent être supérieurs au coût par usager résultant des charges supportées ». Il peut être ajouté le Fonds de rémunération des personnels d’internat (FPRI) perçu auparavant par l’État, c’est-à-dire le montant de la participation des familles aux dépenses de personnel affecté au service de restauration et d’hébergement : le décret 2007-771 l’autorisait pour les années 2007 et 2008. Aucun autre décret n’a été pris depuis mais les budgets suivants ont été élaborés avec les mêmes principes. Certaines collectivités se sont emparées, souvent sans concertation, de cette compétence ou ont décidé la participation de tous aux charges communes, d’où des augmentations très fortes de tarifs pour les personnels depuis 2008.
La bataille doit continuer avec les parents d’élèves : les volontés d’externalisation ou de privatisation de ces services, de regroupements décidés par la collectivité, devront être discutées et combattues, à la fois dans l’établissement mais aussi de manière plus globale auprès de la collectivité : la décision n’appartient plus au CA mais le poids de la communauté scolaire – et des électeurs – peut jouer.

Les délais
Passage en CA les premiers jours de décembre, au plus tard.
Le montant de la subvention, déterminé par la collectivité territoriale, doit être communiqué à l’établissement avant le 1er novembre. L’établissement dispose d’un mois, à compter de sa réception, pour voter le budget, qui deviendra exécutoire le 1er janvier. Les documents sont communiqués au moins 10 jours avant le CA.

Les documents
Au minimum :

  • Le projet de budget – recettes/dépenses par services et par domaines – suffisamment explicite et accompagné des explications nécessaires : nombre d’élèves, de sections particulières, de demi-pensionnaires ou d’internes, résultat des votes préalables (tarifs, conventions…), consignes de collectivités territoriales…
  • Le parallèle avec le budget de l’année en cours.
    À demander :
  • Le compte financier de l’année d’avant.
  • Le montant actuel du fonds de roulement.

La consultation des collègues et des personnels
Il faut faire le point des besoins des personnels, leurs demandes non satisfaites, leurs prévisions : demandes pédagogiques en reprographie, petit matériel, équipements, documentation, bibliothèque des élèves, logiciel, etc. par disciplines et/ou par collègue. Avec les autres élus du personnel, faites la même démarche auprès des ATTEE, de l’infirmière, de l’assistante sociale, du médecin… Un chiffrage approximatif permettra de juger le budget.

Le passage en CA
Le projet de budget « doit être soumis au vote du CA et adopté en équilibre réel » (article R421-59).
Le chef d’établissement présente au conseil d’administration le projet de budget. Le budget est présenté au conseil d’administration (CA) par services qui sont l’unité de vote. Il n’y a donc qu’un seul vote sur la totalité des services selon la direction des Affaires financières du ministère de l’Éducation nationale.

L’instruction codificatrice M.9.6, qui a une valeur réglementaire et donc obligatoire, précise : « Toutefois des éléments de détail par domaines et activités permettront d’éclairer le CA sur la destination de la dépense et l’origine des ressources de l’établissement ». On doit donc exiger en CA une présentation complète et précise de la répartition du budget !
Les projets de budgets annexes ne sont pas intégrés au budget de l’EPLE et font l’objet d’un vote distinct lors du vote du budget initial ou des décisions budgétaires modificatives.

La modification du budget
Le chef d’établissement peut procéder à tout virement à l’intérieur d’un service. Il en rend compte dès le conseil d’administration suivant et lors du compte rendu d’exécution en fin d’exercice (compte financier). Ces modifications font l’objet d’un suivi budgétaire spécifique afin de faciliter le compte rendu. Ces virements internes n’ont plus le statut de Décision budgétaire modificative (DBM) car ils ne modifient pas le montant des crédits ouverts par service.
Les modifications budgétaires sont des modifications qui impactent le montant total d’un service.
Elles sont de deux ordres :

  • les décisions budgétaires modificatives, soumises au vote du conseil d’administration. Elles concernent notamment les virements entre services, les ressources nouvelles non spécifiques, les prélèvements sur le fonds de roulement ;
  • les décisions budgétaires modificatives, non soumises au vote du CA. Elles s’imposent principalement pour des ressources nouvelles spécifiques, la variation du crédit nourriture en fin d’année (reconstatation du produit scolaire) et les dotations aux amortissements non prévues au budget initial.
    Le chef d’établissement rend compte au CA de ces modifications.
    Attention : un montant excessif du fonds de roulement sert de prétexte à la collectivité pour ne pas abonder, voire réduire sa subvention.

La passation de contrats
La passation des conventions et contrats dont l’établissement est signataire reste soumise au vote préalable du CA (art. R.421-20 et 54), mais le décret du 27 août 2004 introduit deux exceptions :

  • les marchés de commande publique (état annexé au budget) ou suite à une DBM (décision budgétaire modificative) déjà adoptée ;
  • en cas d’urgence réelle, les marchés inférieurs à 5 000 e hors taxes pour de la gestion courante et à 15 000 e hors taxes pour les travaux et équipements. Attention aussi à faire respecter l’obligation faite au chef d’établissement d’informer de ces marchés le prochain CA et de tenir les documents les concernant à disposition des membres du CA (art. R.421-20).
    Le décret n° 2012-1193 du 26 octobre 2012 complète les compétences du CA : « Il peut donner délégation au chef d’établissement pour la passation des marchés, sous réserve que leur incidence financière ne dépasse pas les limites fixées à l’article 28 du code des marchés publics et qu’ils s’inscrivent dans la limite des crédits ouverts au budget ». L’ordonnateur peut recevoir une délégation du CA pour signer les contrats à hauteur de 193 000 e HT maximum.
Les cités scolaires
Lorsque sur un même site, sont regroupés plusieurs établissements (collège, LEGT, LP), les deux collectivités territoriales concernées peuvent signer entre elles une convention qui confie la compétence sur la cité scolaire à l’une d’elles. Celle-ci verse alors à chacun des établissements la subvention de fonctionnement et assure les charges de propriétaire (gros entretien, rénovation, reconstruction…).
Chaque établissement reste un EPLE distinct, avec son propre CA et son autonomie de décision. Dans d’autres cas, la région conserve ses compétences pour le(s) lycée(s) et le département pour le collège.
Mais certains services ne sont assurés que dans l’un d’eux (demi-pension par exemple) ou certains enseignements sont donnés dans les mêmes locaux (utilisation par le collège de certaines installations de lycée…). Des conventions entre les établissements sont alors votées chaque année par le CA (les reconductions ne sont pas automatiques !), pour fixer la contribution budgétaire correspondant au service rendu.
Attention : pour la demi-pension, si c’est le lycée qui l’assure, c’est la collectivité qui va décider – sauf décision fixée dans la convention – des augmentations de tarif, du mode de fonctionnement…

5.2. Présentation du budget
Cette présentation ne reprend que les comptes principaux des services indiqués : elle n’est donc pas exhaustive. Si d’autres comptes apparaissent, informez-vous auprès de votre agent comptable et/ou en consultant «l’instruction codificatrice M.9.6 » : www.snes.edu/IMG/pdf/01201m96projetversion.pdf.

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5.2.1. La section de fonctionnement

  • Les services généraux exclusifs : chacun composé d’un ensemble de lignes de recettes et d’un ensemble de lignes de dépenses.
    • Service Activités pédagogiques (AP)
      Regroupement de toutes les dépenses quels que soient le financement ou la spécificité pédagogique, de l’enseignement initial à la formation continue et à l’apprentissage, aux stages et périodes de formation en entreprises, aux voyages scolaires et aux sorties pédagogiques notamment.
    • Service Vie de l’élève (VE)
      Fonds sociaux de l’État et éventuellement des collectivités territoriales.
      Services spéciaux : pour les actions relevant de modules spécifiques (ex. : CESC).
    • Service Administration et logistique (ALO)
      Regroupement de toutes les dépenses quels que soient le financement ou la spécificité technique liée à l’EPLE, de la viabilisation au fonctionnement, à l’entretien général et à l’administration de l’EPLE. Les opérations de sorties d’inventaire des immobilisations, d’amortissements et de provisions (reprises ou dotations) sont aussi imputées sur ce service.

Les trois services généraux seront d’envergure inégale en euros : très importante pour ALO (qui comprend également les contrats aidés), importante pour AP et petite pour VE.

  • Les services spéciaux : un service spécial constitue un regroupement d’opérations relatives à une activité particulière de l’établissement, dotée d’un budget propre limité à la section de fonctionnement, pour la distinguer des autres activités exercées à titre principal par l’établissement.
    Un service spécial dispose d’un budget composé d’un ensemble de lignes de recettes et d’un ensemble de lignes de dépenses. Le service spécial doit couvrir ses charges par ses produits. Ainsi le service spécial doté de ressources spécifiques ou affectées ne peut avoir un montant de recettes nettes différent de celui des dépenses nettes (exemple service spécial bourses nationales). Lorsqu’un service spécial assure la vente de prestations (exemple service de restauration et d’hébergement) ou la mutualisation de services (exemple service mutualisation de paie) contre participations forfaitaires, il peut comptabiliser des recettes nettes différentes des dépenses nettes. Cette différence qui fait partie du résultat global de l’établissement sera, après le vote du conseil d’administration, affectée, éventuellement, à une subdivision du compte des réserves. Leurs résultats sont intégrés au résultat global de l’établissement.
    Un service spécial prédéfini : les bourses nationales. Un service spécial d’opportunité : la restauration et l’hébergement. Des services spéciaux selon les besoins : les services mutualisateurs (groupement de commandes, groupement ¬comptable, mutualisation de paie…).

5.2.2. La section d’investissement
Cette section des opérations en capital retrace :

  • les opérations d’investissement (immobilisations corporelles, incorporelles non financières, incorporelles financières) et leur éventuel financement. Ce vocabulaire reprend les termes de la comptabilité privée mais pour un EPLE cela ne concerne que des véhicules, du matériel et de l’outillage pour les immobilisations corporelles puisque c’est la collectivité qui possède le terrain et les bâtiments ; les incorporelles correspondent par exemple à des logiciels acquis ou créés ;
  • les autres opérations (par exemple, les sorties d’inventaire) ;
  • la capacité d’autofinancement (CAF). Elle représente le résultat des seules opérations susceptibles d’avoir une action sur la trésorerie. La CAF est calculée à partir de l’excédent ou du déficit de l’exercice. Elle corrige le résultat des variations induites par les opérations d’ordre (amortissement et provisions), elle met donc en évidence l’excédent ou l’insuffisance (IAF), des ressources internes dégagées par l’activité de l’établissement.

Les amortissements
L’amortissement d’un « actif », c’est-à-dire un bien, est la répartition systématique dans le temps de son montant amortissable en fonction de son utilisation. Chaque année une fraction de la valeur de l’actif est imputée en négatif au résultat de l’exercice.
Exemple : l’achat d’un bien de 10 000 e l’année n entraînera l’alourdissement des dépenses par l’amortissement aux années n +1 à n +4 de 2 500 e dans le cas d’un amortissement en quatre ans.
Les biens acquis sur subvention font l’objet d’une neutralisation en recette du montant de l’amortissement. Les biens autofinancés par l’EPLE ne seront pas neutralisés, ce qui générera un déséquilibre budgétaire.
Nota : Lorsque dans le budget tous les amortissements sont neutralisés et que ne sont pas prévues de provisions pour risques ou charges ou de sorties d’inventaires, le résultat et la capacité d’autofinancement se confondent.

5.2.3. domaines et activités

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À chaque ligne de dépenses ou de recettes sont associés des domaines et des activités qui marqueront la destination de la dépense ou de la recette.
Les domaines et les activités sont laissés à la libre appréciation des EPLE, c’est-à-dire du CA, même si l’État et les collectivités proposent une codification afin d’assurer un contrôle cohérent de la dépense et de la recette dans le cadre des contrôles de gestion !
Les services sont donc subdivisés en domaines et en activités (obligatoires en dépenses et facultatif en recettes) qui servent à préciser la destination ou l’objet de la dépense.

Service Domaine Activité Montant

L’identification des services, des domaines et des activités est alphanumérique. Les codes d’activité commençant par :
• 0 seront créés à l’initiative de l’EPLE ;
• 1 consacrés au suivi des crédits État, seront créés ou fournis par l’autorité académique ;
• 2 consacrés au suivi de certaines subventions de la collectivité territoriale de rattachement, pourront être créés ou fournis par celle-ci.

0 8 caractères réservés à l’EPLE pour les besoins propres à son pilotage
1 4 caractères réservés à l’Etat pour le report d’information 4 caractères réservés à l’EPLE pour affiner sa gestion en tant que besoin
2 4 caractères réservés aux CT pour le report d’information 4 caractères réservés à l’EPLE pour affiner sa gestion en tant que besoin

Certaines activités prédéfinies, dont le premier caractère sera 0, permettront d’identifier les opérations particulières d’amortissement, de provisions d’évolutions des stocks.
Pour l’enseignement technique dans les LP, dans les établissements avec section professionnelle et les collèges percevant la taxe d’apprentissage, la disparition du service spécial J1 ne doit pas empêcher l’identification des sommes allouées et des ressources propres de ce service dans le service Activités Pédagogiques.
Cela justifie un « domaine » particulier et autant « d’activités » que de types d’ateliers ou d’enseignements. Il faudra être vigilant à la codification dans les budgets, notamment en recettes et pour la taxe d’apprentissage (codification en 0 comme une ressource propre à l’établissement).

Nomenclature des activités liées aux crédits d’État

ACTIVITÉS Code (9 caractères maximum ACTIVITÉS Libellé (65 caractères maximum)
0CTSER Contribution entre services
1MS Manuels scolaires
1REP Droits de reprographie
1TIC TICE
1REN Matériel pour la rénovation de l’enseignement
1COR Carnets de correspondance
1EAC Éducation artistique et culturelle
1STA Stages
1AI Actions internationales
1SEG Besoins éducatifs particuliers SEGPA
1CR Classes relais
1AIP Aides à l’insertion professionnelle
1AP Apprentissage
1ADP Autres dépenses pédagogiques
1AS Assistants d’éducation (rémunération et charges)
1AVS AVSCO (rémunération et charges)
1EO École ouverte (vacation et fonctionnement)
1ESC Éducation à la santé et à la citoyenneté
1FVL Fonds de vie lycéenne
1FSL Fonds social lycéen
1FSC Fonds social des cantines
1ADE Autres dépenses éducatives

5.2.4. Autofinancement, équilibre budgétaire et fonds de roulement

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Du bilan au Fonds de roulement (FDR)

  • Le bilan fait la synthèse à long terme (depuis sa création) du patrimoine de l’établissement : ce qu’il possède durablement (actif) et son financement (passif).
  • Dans le passif il y a les capitaux permanents : pour un EPLE, essentiellement sa réserve et des subventions pour acheter des biens immobilisables. Lors du compte financier, une CAF, devenue un capital durable est basculée au passif du bilan, à l’intérieur des capitaux permanents, dans la partie « réserve ».
  • Le FDR, à ne pas confondre avec l’ancien fonds de réserve, est une partie du bilan de l’EPLE. FDR = Capitaux permanents – Actifs immobilisés bruts.
    Le FDR est l’excédent de ressources à long terme permettant l’investissement par l’achat de biens immobilisables, la couverture du besoin en fonds de roulement (BFDR) et la constitution d’une trésorerie nette. En général, pour un EPLE, le BFDR représente le décalage entre le décaissement (paiement d’une facture) et l’encaissement (vente ou réception d’une subvention).

5.2.5. Les budgets annexes
Le budget exécuté dans le cadre des services généraux et spéciaux est éventuellement complété, de budgets annexes dont les principes d’utilisation sont fixés par l’instruction codificatrice M.9.6. La collectivité peut demander la création d’un budget annexe (ex. restauration et hébergement), mais la décision de création revient à l’EPLE.
Les budgets annexes sont créés chaque fois qu’il est nécessaire d’isoler des dépenses et des recettes du fonctionnement général de l’EPLE, et que l’activité relative à ces dépenses et recettes impose la comptabilisation d’opérations en capital. Ils sont composés de deux sections, mais à la différence du budget principal les budgets annexes n’ont qu’un service en section de fonctionnement.

Les budgets annexes
Lorsque la formation continue est gérée par un établissement support en application des dispositions de l’article D.423-1 du code de l’éducation, la gestion est effectuée sous forme d’un budget annexe. Les centres de formation des apprentis prévus à l’article R.431-1 du code de l’éducation sont également gérés sous forme de budget annexe. (GRETA, CFA, diverses mutualisations, le budget annexe n’est pas intégré dans le budget principal de l’établissement support.)

Les annexes au budget : l’état des emplois
« Le budget de l’EPLE est complété par une pièce annexe qui retrace les emplois dont il dispose […]. Cette pièce comprend le nombre d’équivalent temps plein par catégorie d’emplois ainsi que la masse salariale valorisée en euros. » Ces informations ne manqueront pas de donner lieu aux interprétations les plus fantaisistes sur les salaires des personnels. Il faudra alors intervenir pour en permettre la compréhension (voir site, espace « travailler et intervenir dans l’établissement »).

5.3. Trois points essentiels à examiner

Les recettes
La subvention de la collectivité territoriale

  • Elle doit tenir compte de l’augmentation du coût de la vie et répercuter une éventuelle augmentation de la dotation générale de décentralisation. Avec l’austérité, la baisse de cette dernière est à dénoncer.
  • L’augmentation par élève doit être sensible compte tenu des sections ouvertes, des besoins de viabilisation, de l’évolution des locaux et surtout des besoins pédagogiques.
  • Des modifications liées à un meilleur respect de la gratuité entraînent une implication plus grande des collectivités territoriales. Aucun frais de scolarité ne doit être perçu par les établissements. La compensation versée par l’État s’avère insuffisante pour faire face aux dépenses réelles, de timbrage en particulier. La gratuité des sorties obligatoires sur le temps scolaire, une conception stricte de la participation des familles pour le paiement des voyages vont entraîner des charges supplémentaires pour l’établissement. La subvention de la collectivité territoriale doit le prendre en compte.
Lexique Définitions/Explications Commentaires
Agent comptable L’agent comptable (intendant) tient la comptabilité des établissements dont il a la charge. Il peut déléguer à un(e) gestionnaire la tenue de cette comptabilité, mais en exerce le contrôle. Les agents comptables prêtent serment devant la chambre régionale des comptes, agissent sous leur responsabilité personnelle et pécuniaire.
Autofinancement Paiement intégral par l’établissement de la dépense engagée (sur un chapitre précis, sur le fonds de réserve, par une décision modificative). Pour des dépenses lourdes, la collectivité fera l’objet d’une demande de subvention exceptionnelle.
Budget de l’établissement Budget de fonctionnement : ressources et dépenses sont votées en équilibre. Il concerne en particulier, les dépenses couvrant le fonctionnement pédagogique, la viabilisation, l’entretien courant et les dépenses administratives. Voté en CA au plus tard début décembre. Le CA est maître de la répartition des crédits dans le respect des règles budgétaires nationales et en fonction des orientations fixées par la collectivité de rattachement.
CFA (Centre de formation d’apprentis) Chaque CA donne son accord sur les modalités de participation de l’établissement aux formations sous statut d’apprentissage mais seul l’établissement support vote le budget du CFA. Le budget d’un CFA de l’Éducation nationale est de fait largement dépendant de la politique de la région, que ce soit par le biais de la répartition de la taxe d’apprentissage ou par les subventions directes.
Compte financier Bilan définitif des comptes pour l’année civile écoulée : évolution et état des dépenses et des recettes budgétaires, montant du fonds de roulement. Il s’agit de rendre des comptes sur l’utilisation des derniers publics. Voté en CA dans les quatre mois suivants la clôture du budget. Ce document permet de faire le point sur l’exécution du budget et les dépenses réelles effectuées.
Décisions modificatives (DM) ou décisions budgétaires modificatives (DBM) Modifications apportées au budget initial : elles font l’objet d’un vote préalable du CA lorsqu’il s’agit du passage de dépenses d’un service à un autre, ou d’un prélèvement sur le fonds de roulement. Le glissement à l’intérieur d’un même service d’un domaine à un autre n’est pas soumis à un vote mais fait l’objet d’une information à la commission permanente et d’un rapport au CA. Par contre, une ressource nouvelle ni affectée ni spécifique doit donner lieu à un vote du CA. Ces décisions introduisent une souplesse de gestion et permettent de puiser dans le fonds de roulement donc de les diminuer pour qu’ils soient raisonnables. Elles doivent être votées avant que la dépense ne soit engagée. Toute DM doit être récapitulée lors du compte financier.
Fonctionnement Le budget voté en CA concerne le fonctionnement de l’établissement (matériel pédagogique, viabilisation, frais d’entretien, téléphone…). Les dépenses liées aux réparations, gros entretiens, reconstructions, etc. sont à la charge de la collectivité locale propriétaire et ne font pas partie du budget de fonctionnement de l’établissement.
Fonds de roulement net global Somme des crédits non utilisés pendant l’année civile et lors des années précédentes. Cette réserve peut être utilisée pour n’importe quel service après décision modificative en CA. Les collectivités fixent généralement à 10 % du budget le montant du fond de roulement. Si ce montant est supérieur à 10 %, elles peuvent en tirer prétexte pour ne pas augmenter leur subvention ou la diminuer brutalement.
Fonds social collégien, lycéen Créés en 1990 pour les lycées, en 1995 pour les collèges, ils sont versés par l’État en fonction du nombre d’élèves et de critères sociaux. Ces fonds doivent servir à répondre à des besoins immédiats des élèves pour qu’ils puissent suivre leur scolarité (restauration scolaire, livres, titres de transport, frais de santé…). Un état des sommes reçues et des dépenses effectuées devrait être présenté au CA qui donne son avis sur les critères d’utilisation de ces fonds. À distinguer des aides locales qui apparaissent à certains endroits.
N.B. : Ces fonds ne peuvent remplacer une véritable politique de gratuité et de bourses.
Gestionnaire Le gestionnaire assure la gestion matérielle et peut être installé régisseur d’avances et de recettes avec l’agrément de l’agent comptable. Il agit alors sous l’autorité de l’ordonnateur. Il n’est pas responsable personnellement et pécuniairement, à la différence de l’agent comptable.
GRETA (Groupement d’établissements pour la formation continue) Chaque CA donne son accord sur les modalités de participation de l’établissement aux actions GRETA, mais seul l’établissement support vote le budget GRETA. Toute convention de formation continue est cosignée par le chef d’établissement où se déroule l’action et par le chef d’établissement support. Les budgets des GRETA ont fait l’objet d’enquêtes de la part de plusieurs chambres régionales des comptes. Des irrégularités ont été sanctionnées. Ces budgets doivent être soumis à un examen approfondi. En cas de problème, ne pas hésiter à alerter la chambre régionale des comptes.
Groupement comptable Plusieurs établissements peuvent se constituer, après accord entre eux, en un groupement comptable. Chaque établissement conserve sa personnalité morale et son autonomie financière. Le CA doit voter cette décision, ce qui autorise la signature par le chef d’établissement.
Investissement Les départements ont la charge des collèges, les régions celle des lycées au point de vue construction, rénovation… Ils bénéficient pour cela d’une dotation de l’État (DDEC [Dotation départementale d’équipement des collèges], DRES [Dotation régionale d’équipement scolaire]). L’établissement ne prend en charge dans son budget de fonctionnement que ce qui relève de l’entretien courant, du petit mobilier, c’est-à-dire ce qui relève du locataire. Les dotations pour investissement ne font pas partie du budget voté qui ne concerne que le fonctionnement. Cependant la collectivité territoriale doit soumettre son programme de travaux au CA pour que celui-ci établisse un ordre de priorité et/ou fasse inscrire ses propres demandes urgentes.
Ordonnateur C’est le chef d’établissement qui est l’ordonnateur des recettes et dépenses. Le gestionnaire agit sous son autorité. Il est tenu de respecter lois, règlements, décisions de justice et conventions – et ne peut agir de sa propre autorité : le CA vote le budget.
Ressources propres Ce sont des ressources qui ne proviennent pas de subventions mais de revenus liés à des prestations offertes par l’établissement (vente de produits, location de salles, panneaux publicitaires…). Le développement de ces ressources dans certains établissements pose de graves problèmes d’équité entre établissements. En tout état de cause, elles ne doivent en aucun cas porter atteinte à la gratuité, au fonctionnement, à l’indépendance du service public.
Il faut veiller en particulier à refuser toute publicité.
Services spéciaux Le service spécial dispose d’un budget composé de lignes de recettes et de lignes de dépenses. Il doit couvrir ses charges par ses produits. Ainsi le service spécial doté de ressources spécifiques ou affectées ne peut avoir un montant de recettes nettes différent de celui des dépenses nettes (exemple service spécial bourses nationales) sauf pour le service spécial qui assure la « vente de prestations » (ex : restauration et d’hébergement) ou la mutualisation de services (ex : service mutualisation de paie) contre participations forfaitaires. Leurs résultats sont intégrés au résultat global de l’établissement.
Taxe d’apprentissage Taxe versée par les entreprises pour les formations technologiques et professionnelles. Cette taxe doit bénéficier aux sections qui permettent de la toucher (équipement en matériels pédagogiques en particulier).
C’est à l’établissement, au chef de travaux de faire des démarches pour attirer le versement de cette taxe par les entreprises qui indiqueront à l’organisme collecteur la destination de leur versement.
La taxe d’apprentissage versée par les entreprises est attribuée ainsi :
– 51 % aux Régions, pour financer l’apprentissage (part « régionale ») ;
– 26 % à des formations sous statut d’apprenti (« quota »). Les lycées supports de CFA ou proposant des UFA peuvent donc recevoir du quota. Les entreprises qui emploient des apprentis doivent verser pour chacun d’eux un montant correspondant défini au CFA ;
– 23 % à des formations initiales technologiques et professionnelles hors apprentissage (« barème » ou « hors-quota »).
La loi du 8 août 2014, renforçant la part de l’apprentissage (au sens strict) au détriment des formations professionnelles sous statut scolaire place ces formations dans une situation délicate. D’autant que, pour le hors quota, de fortes inégalités entre service public et privé apparaissent. Elle reste plus de deux fois supérieure pour un élève du privé sous contrat par rapport à ce que perçoit un élève du public.
Le SNES demande une réforme de la collecte pour une redistribution démocratique, équitable, de ces fonds aux établissements publics.

Attention ! Les collectivités, souvent endettées, n’accordent pas le même type de priorité au fonctionnement des établissements scolaires, alors que les besoins en matériel pédagogique, de reproduction, en équipements informatiques, audiovisuels, techniques s’accroissent.

Il faut donc intervenir pour dénoncer et contester les augmentations insuffisantes – voire les baisses – de la subvention.
N.B. : si le fonds de roulement est très élevé (plus d’un mois de fonctionnement), la collectivité peut en prendre prétexte pour diminuer la subvention octroyée.
Listez les besoins de l’établissement, prévoyez des décisions budgétaires modificatives (DBM) pour ramener le fonds de réserve à des proportions correctes.
Agissez ! Proposez un texte chiffrant l’augmentation que vous exigez (pourcentage et somme) en la justifiant par l’emploi que vous envisagez.

Le service essentiel est celui des activités pédagogiques (AP) ainsi que certains domaines du service « vie de l’élève » (VE). Ils doivent comprendre :
– les demandes satisfaites ou non des collègues de l’année précédente ;
– les besoins nouveaux en reprographie, acquisition de petit matériel, etc. ;
– les besoins en documentation par discipline ;
– les installations sportives ;
– les besoins de la bibliothèque des élèves.
Attention ! C’est le service AP qui doit augmenter le plus fortement et correspondre aux besoins des différentes équipes pédagogiques disciplinaires. La somme par élève varie selon les séries, générales ou technologiques mais elle doit permettre de faire face aux exigences de la pédagogie : le principe de gratuité de l’éducation est impératif, les élèves et leurs familles n’ont pas à payer les photocopies utilisées dans les cours. Des séries de documents ou de livres de référence peuvent être mis temporairement à leur disposition : il faut donc prévoir leur achat. Le développement de l’utilisation des technologies a aussi un coût à faire prendre en compte (Internet – logiciel, etc.).
Agissez ! Demandez, selon les besoins, l’augmentation de ce service en chiffrant ce que vous souhaitez, à lier avec l’accroissement de la subvention. Des prélèvements sur le fonds de roulement peuvent aussi être envisagés dans le budget ou par DBM.

La reproduction d’œuvres protégées par photocopie
La législation sur la propriété littéraire et artistique ne prévoit aucune dérogation au bénéfice des activités scolaires. Cela procède d’une marchandisation très problématique de l’école et de la culture. C’est pourquoi, pour permettre aux enseignants de diversifier leurs supports pédagogiques dans le cadre de leurs cours, un protocole d’accord a été signé entre le ministère et le Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC).
Ce protocole autorise la reproduction d’œuvres protégées, de manière limitée, moyennant une redevance prise en charge par l’État.
Les limites de ce droit de reproduction sont fixées ainsi :
• pas plus de 20 % du contenu de l’œuvre pour les livres et partitions d’orchestre ;
• pas plus de 10 % du contenu rédactionnel de journaux ou périodiques.
Pour chaque élève, le volume total de reproduction est limité au maximum à 180 pages A4 par an.
Depuis 2005, il n’y a plus de tarif unique. Les établissements ont à choisir entre deux tranches : de 1 à 100 pages, ou de 101 à 180 pages. Le tarif pour la tranche 1 (jusqu’à 100 pages) est de 1,50 €. Celui de la tranche 2 est de 3,20 €.
Pour les établissements secondaires publics, l’accord-cadre 2009-2013 avec le CFC (1) est reconduit par accord tacite depuis 2012.
Le CA vote chaque année dans l’établissement l’autorisation de signer le contrat. Les crédits versés par l’État seront globalisés avec d’autres crédits pédagogiques. L’économie réalisée dans la tranche basse sur la redevance pourra être utilisée pour d’autres actions. Cet appel à une plus grande maîtrise du nombre de photocopies ne doit pas être une entrave à la liberté pédagogique des enseignants.
Il faut veiller à ce que le choix de la tranche basse ne se fasse pas de manière arbitraire, ni pour des raisons financières uniquement. Le souci principal reste pédagogique.
Pour plus de précisions sur l’utilisation d’œuvres en classe, voir le protocole d’accord du 1er janvier 2012 entre le ministère de l’Éducation nationale et les organismes de gestion des droits dans le BO n° 16 du 19 avril 2012 consacré à la mise en œuvre des accords sectoriels sur l’utilisation des œuvres protégées à des fins d’enseignement et de recherche (livres, musique imprimée, périodiques, œuvres des arts visuels, musique enregistrée, œuvres cinématographiques et audiovisuelles).
(1) Protocole d’accord du 1/02/2012 MENJ1200116X.

Le service administration et logistique en particulier (ALO) est établi par comparaison avec les dépenses des années précédentes. Les questions se posent sur la privatisation des services et la renégociation des contrats.
Attention ! Le SNES-FSU a combattu, avec raison, les privatisations que les collectivités locales ont cherché à imposer – il a agi par souci du service public, de transparence et de saine gestion des finances publiques. Des cas de non-respect des règles de marché public, de pots-de-vin, de mauvais rapports qualité/prix sont d’ailleurs apparus. Avec la décentralisation de nouveaux risques apparaissent. Il faut être particulièrement vigilant et réactif.
Demandez des explications sur les variations pour comprendre leur légitimité et comparez avec les dépenses réelles du compte financier.
Attention ! Interrogez les autres personnels de l’établissement pour savoir si leurs besoins sont pris en compte (ATTEE, infirmière, assistante sociale, médecin…) et soutenez leurs demandes.
Agissez ! Avec les autres élus du personnel en cherchant la convergence des revendications.
Attention ! Si l’équipement de votre établissement est insuffisant, la subvention doit être abondée.
Agissez ! Il faut saisir la collectivité de rattachement pour qu’elle apporte une subvention exceptionnelle complémentaire permettant d’accroître le nombre d’ordinateurs, TN, caméscopes, matériels scientifiques, etc. de manière satisfaisante. Le CA complétera en puisant sur le fonds de roulement.

5.4. Budgets annexes
Groupement comptable
Plusieurs établissements peuvent être regroupés dans un groupement comptable. C’est le recteur qui décide après avis des CA concernés. Mais chaque établissement conserve sa personnalité morale et son autonomie financière. Le CA de chaque établissement vote son budget et impose ses choix. La convention signée entre les établissements (et votée en CA) ne concerne que les modalités de fonctionnement du groupement.

Les établissements avec GRETA
Le GRETA
Attention particulièrement dans l’établissement support au budget du GRETA.
Les GRETA sont gérés sous forme de budget annexe, sur décision du CA. Seul le CA de l’établissement support vote le budget.
Le Conseil inter-établissements (CIE) n’a pas ce pouvoir. Pour les autres établissements d’appui du GRETA, toutes les activités du GRETA, qui font l’objet d’une convention avec l’établissement, doivent être soumises à un vote du CA.

Quelles interventions des élus du SNES-FSU dans les CA ?
En ce qui concerne les GRETA, et notamment le vote du budget du GRETA par l’établissement support :

  • Au niveau de tous les établissements du second degré :
    • se préoccuper des retombées pour l’établissement des actions qui s’y déroulent : exemple, le matériel informatique installé par le GRETA doit pouvoir être utilisé pour la formation initiale ;
    • le CA doit être saisi du renouvellement des conventions des GRETA : demander un exemplaire de la convention type.
  • Au niveau du CA de l’établissement support du GRETA : c’est celui-ci qui vote le budget du GRETA ; notons que, d’une part, la gestion d’un GRETA étant bien particulière, il est difficile de donner des règles générales de lecture… d’autre part, le budget conditionne notamment le réemploi des contractuels et des collègues sur postes gagés, enfin il permet de payer plus ou moins bien les vacations (taux devenus variables) !

Il importe donc :
– de demander le détail du budget, notamment pour ce qui concerne les crédits d’heures d’enseignement (bases de calcul), les licenciements éventuels qu’il prévoit, ainsi que les crédits d’équipements (quels équipements ? où ?) ;
– de se donner des moyens de comprendre le fonctionnement du GRETA.
Les représentants du SNES-FSU au CA peuvent demander qu’un des leurs soit « personne qualifiée » au CIE (Conseil inter-établissement) qui administre le GRETA : c’est très utile pour en appréhender le fonctionnement.
Enfin, le GRETA lui-même comporte peut-être des syndiqués, ou sympathisants syndicalisables, au SNES ou à la FSU.
Ceux-ci peuvent être CFC, « postes gagés », contractuels, voire agents administratifs ou techniques.
Il faut les rencontrer, notamment avant le CA, pour connaître leur analyse du projet de budget, voire leurs craintes et les soutenir.
Cela exige de demander le projet de budget bien avant le CA.

Le conseil interétablissements (CIE)
La représentation des personnels est assurée par l’élection de représentants des personnels enseignants d’une part, et de représentants des personnels administratifs et de service d’autre part.
Les représentants des personnels au CIE sont élus pour un an.
Organisation des élections : l’organisation des élections est assurée par le président du CIE qui fixe la période pendant laquelle elles devront se dérouler et qui veille à leur bon déroulement en liaison avec le chef d’établissement support.
L’élection des représentants des personnels doit intervenir au plus tard avant la septième semaine de l’année scolaire.
Le président du CIE dresse pour chacun des collèges, la liste électorale vingt jours avant l’élection.
Figurent sur cette liste :
– les personnels permanents en activité (postes gagés ou contractuels) exerçant au GRETA, à titre d’activité principale à temps complet ou partiel, y compris postes DIJEN, PAIO… ;
– toutes les personnes employées par le GRETA ayant une prévision d’activité au moins égale à 150 heures au cours de l’année scolaire en cours à la date d’établissement de la liste.
S’agissant de l’estimation des 150 heures, pour les formateurs sont prises en compte les heures d’enseignement direct et les heures d’accompagnement pédagogique en 39e (sans utiliser de coefficient).
Le nombre de représentants des personnels par catégorie est fixé par la convention constitutive du GRETA.
Afin de ne pas alourdir la composition du conseil interétablissement, il serait souhaitable de limiter le nombre de représentants par catégorie à :
– une personne pour le collège administratif,
– deux personnes pour le collège enseignant lorsque le nombre de formateurs permanents (demi-temps au moins) est supérieur à 20 personnes physiques.
À signaler qu’il ne peut y avoir de représentation spécifique pour les chargés de mission (coordonnateurs de dispositifs, démarcheurs…) n’exerçant pas d’activité d’enseignement. Ces personnes bénéficiant de contrats enseignants ou postes gagés enseignants, sont représentées dans cette catégorie.
Les déclarations de candidature signées par les candidats doivent être remises au président du CIE, dix jours francs avant l’ouverture du scrutin. Les listes électorales et déclarations de candidature doivent être affichées dans des lieux accessibles à tous les personnels. Le scrutin est uninominal à un tour lorsqu’un seul représentant est à élire par catégorie. Le nom de chaque candidat est alors accompagné de celui de son suppléant.

Établissements et CFA
Il n’existe aucun texte spécifique concernant les CFA « Éducation nationale ». Le recteur peut décider de créer un CFA ayant un EPLE comme support, après avis du CA concerné.
Pour les autres établissements, l’ouverture d’une formation sous statut d’apprenti peut s’effectuer en UFA (unité de formation en apprentissage, dépendant d’un CFA Éducation nationale, voire d’un CFA consulaire ou privé !). L’ouverture de l’UFA est du ressort conjoint du recteur et de la région, après avis du CA de l’établissement concerné ainsi que celui d’ l’établissement support après proposition en conseil de perfectionnement.
Dans le cas d’un établissement support au CFA, le budget de celui-ci doit être géré sous forme de service à comptabilité distincte. Seul le CA de l’établissement support vote le budget et après proposition en conseil de perfectionnement.
Le conseil de perfectionnement du CFA est statutaire. Il est notamment saisi sur :

  • les perspectives d’ouverture ou de fermeture de sections ;
  • les questions générales d’admission des apprentis ;
  • l’organisation et le déroulement de la formation ;
  • les modalités des relations entre les entreprises et le CFA.
    Il comprend notamment :
  • un ou des représentants de l’organisme gestionnaire ; à la création du CFA, il est souhaitable d’obtenir que des élus du CA de l’établissement support figurent à ce titre ;
  • un représentant de la région ;
  • pour moitié des représentants des organisations professionnelles d’employeurs et de salariés ;
    des représentants élus des personnels enseignants et d’encadrement, des autres personnels, des apprentis et des parents d’apprentis.

5.5. Quel vote émettre sur le budget ?
Ce vote est fonction :
– du montant de la subvention (augmentation, prise en compte des besoins) ;
– de la répartition entre services – en particulier du service AP ;
– du respect de la gratuité pour les élèves, du caractère de service public du fonctionnement (refus des privatisations) ;
– du montant et de l’utilisation du fonds de roulement.
Agir en toute indépendance
Le chef d’établissement essaie souvent de culpabiliser les élus du CA pour obtenir un vote positif. Le vote sur le budget n’a pas le même sens que le vote sur le compte financier, qui juge de la gestion de l’établissement.
Voter « pour » vaut acceptation de la subvention et de la répartition des crédits.
Voter en abstention ou refuser de voter permet de marquer des réserves mais ne remet pas en cause le projet de budget.

Voter « contre » veut dire
1. S’opposer à l’insuffisance de la subvention de la collectivité territoriale.
Il faut accompagner le vote contre d’un chiffrage de l’augmentation souhaitée et d’une indication de répartition de la somme supplémentaire.
2. S’opposer à la répartition de la subvention, ou à l’obtention de certaines ressources par la privatisation, le recours à la publicité…
Le travail de l’agent comptable n’est pas en cause : les choix faits ne lui sont pas propres. Prenez la précaution d’expliciter votre vote et de prendre en compte le travail du gestionnaire.

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Que se passe-t-il si le vote « contre » est majoritaire ?

  • Le budget ne revient pas devant le CA sauf s’il n’est pas en équilibre réel.
  • Le budget est réglé conjointement par l’autorité académique et la collectivité de rattachement.
  • En cas d’impossibilité, la chambre régionale des comptes est saisie.
    N.B. : Le budget doit être voté au plus tard début décembre : s’il n’y a pas eu désaccord, il devient exécutoire dans un délai de 30 jours après réception par l’autorité de tutelle donc pour le début de l’année civile.
    Si le budget n’a pas été voté, il y a un délai d’un mois pour qu’une solution soit trouvée. Des mesures conservatoires permettront à l’agent comptable de faire face dans l’immédiat aux dépenses (un douzième de la subvention totale pour le mois de janvier…). La subvention sera forcément donnée à l’établissement, donc l’établissement peut continuer à fonctionner.

5.6. Compte financier
Pour savoir exactement comment le budget de l’année précédente a été exécuté, il faut attendre le compte financier. Il y a toujours un décalage entre le budget voté et la réalité de son utilisation. C’est au moment du compte financier que l’on peut vérifier si les règles ont été respectées, si les dépenses engagées correspondent bien aux besoins de l’établissement, si les réserves ne sont pas trop importantes. Il s’agit donc d’un moment essentiel de vérification par rapport à l’utilisation des fonds publics dans l’établissement.
Le vote du compte financier doit avoir lieu avant la fin avril (article R421-20 du code de l’éducation).
Ce vote clôture les comptes de l’exercice. Par exemple c’est au printemps 2016 que sera voté le compte financier 2015, qui permet donc de savoir comment le budget 2015 (voté en novembre 2014) a été exécuté. C’est très important puisque cela permet d’observer le décalage entre le budget voté et la réalité de son utilisation.
Durant l’exercice, l’agent comptable à la demande du chef d’établissement, peut déplacer des crédits d’un domaine à l’autre à l’intérieur d’un même service après en avoir informé le CA, il peut déplacer des crédits d’un service à l’autre mais seulement après accord du CA (décision budgétaire modificative).
Le débat sur le compte financier doit permettre de discuter des raisons pour lesquelles il y a eu des décalages. Il permet de vérifier que tous les mouvements de crédits ont été faits dans le respect des règles rappelées ci-dessus.
Pour pouvoir se prononcer sur le compte financier, il faut disposer d’un document fourni par l’agent comptable qui fasse clairement apparaître, compte par compte, ce qui a été adopté lors du vote du budget, les modifications apportées en cours d’année, la situation pour la clôture de l’exercice.
Il faut savoir que la quasi-totalité des crédits non consommés durant un exercice ne sont pas reportés sur le même compte pour l’année suivante mais « tombent » dans le fonds de roulement.
Il en est ainsi du service activités pédagogiques. Si ces crédits n’ont pas été entièrement consommés. Il faut donc demander que soit votée une décision budgétaire modificative sur le budget de l’année suivante pour que ces crédits soient réaffectés au service AP du budget de l’année en cours.
C’est donc aussi l’évolution du fonds de roulement qui doit être mesurée à l’occasion du vote du compte financier. Ce fonds ne doit pas être inférieur à 10 % du budget de l’établissement. En effet, il convient de conserver des réserves pour faire face à des contraintes imprévues ; mais en même temps un fonds de roulement trop important pourrait conduire la collectivité de rattachement (département ou Région) à demander à l’établissement de puiser dans ce fonds pour faire face à des dépenses qui devraient normalement donner lieu à une rallonge de la subvention de fonctionnement que cette collectivité accorde.

Le contrôle du compte financier
L’agent comptable doit, après le vote du CA, transmettre le compte financier et les pièces annexes au Comptable du Trésor, avant fin juin. Ce dernier l’examine et le transmet à la Cour régionale des comptes avant fin octobre.

Dans quel cas faut-il voter contre le compte financier ?
Dès lors qu’on ne dispose pas des informations et des documents nécessaires (voir ci-dessus), il n’est pas possible à un membre du conseil d’approuver les comptes de l’année.
Si les mouvements de crédits effectués en cours d’exercice n’ont pas respecté les règles rappelées plus haut (accord ou information du CA suivant les cas), cette situation légitime le rejet du compte financier. Ce rejet par le CA doit être motivé. Il ne faut pas oublier que les administrateurs (les membres du conseil d’administration) doivent pouvoir avoir accès à l’ensemble des pièces comptables de la gestion de l’établissement. En cas de problème ponctuel, il ne faut pas hésiter à les exiger.

Les conséquences du rejet du compte financier
Si le compte financier est repoussé, les comptes de l’année concernée ne sont pas clôturés. C’est la chambre régionale des comptes, ainsi que les autorités de tutelle (rectorat, conseil général ou régional) qui seront saisies.