Accès aux documents administratifs
La loi 78-753 du 17 juillet 1978 (J.o. du 18 juillet 1978), complétée par la loi 79-587 du 11 juillet 1979 (J.o. du 12 juillet 1979) pose les principes de :
l’accès de toute personne aux documents administratifs » non nominatifs « ;
Sont communicables de plein droit aux personnes qui en font la demande les documents administratifs non nominatifs émanant des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales ou des organismes, fussent-ils privés, chargés de la gestion d’un service public.
Sont considérés comme documents administratifs tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires ;
l’accès des seuls intéressés aux documents administratifs » nominatifs » les concernant sous réserve de certaines exceptions expressément prévues.
Ces dispositions sont complétées et précisées par les décrets 78-1136 du 6 décembre 1978 (J.o. du 7 décembre 1978) et 79-834 du 22 septembre 1979 (J.o. du 29 septembre 1979), l’arrêté du 29 mai 1980 (J.o. du 3 juin 1980) et la lettre F.P. 1430 du 5 octobre 1981, confirmée par la jurisprudence du Conseil d’Etat (arrêt du 10 avril 1991) : » la seule présence d’éléments nominatifs dans un document n’a pas pour effet de les exclure systématiquement de la communication aux tiers, dès lors que les documents en cause ne portent pas une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne nommément désignée « .
Suite aux demandes du S.n.e.s., des instructions concernant l’accès aux documents administratifs à l’étranger (nominatifs et non nominatifs) ont été adressées aux chefs de missions diplomatiques.
Circulaire 6 MM/GI en date du 11 mars 1983 (ministère des Relations extérieures).
Circulaire 206937 DCT/CT/C, en date du 13 août 1981, complétée par la circulaire 2/CDCT/CT/CR en date du 11 janvier 1982 (services de la coopération et du développement).
Les collègues intéressés peuvent consulter les éléments de dossier qui les concernent (y compris l’appréciation écrite portée sur eux) à l’administration centrale, dans les services culturels des ambassades, dans les établissements français.
Documents nominatifs
Les documents nominatifs sont en principe communicables aux seules personnes concernées (sauf réserve des certificats médicaux). Pour l’accès aux dossiers personnels, les problèmes varient selon l’établissement employeur :
établissements dotés de l’autonomie financière : les dispositions légales françaises s’appliquent;
établissements privés (Alliance française, écoles françaises…) : les dispositions légales françaises devraient s’appliquer ; le cas échéant, la commission d’accès aux documents administratifs (C.a.d.a.) peut être saisie;
établissements publics relevant des autorités nationales (coopération) : ces établissements ne sont pas inclus dans le champ de la loi. » Si les documents susceptibles de faire grief aux intéressés ne peuvent leur être communiqués par les autorités françaises, en raison de l’opposition de l’autorité responsable (établissements privés, autorités locales), le document incriminé devra être détruit » (circulaire 6 MM/GI du 11 mars 1983).
Procédure
L’accès aux documents administratifs s’exerce:
par consultation gratuite sur place;
par délivrance de copies en un seul exemplaire (contre paiement).
La demande de communication de documents doit être formulée par écrit, par voie hiérarchique. Elle n’a pas à être justifiée. Une réponse doit être donnée dans un délai d’un mois. Passé ce délai, en cas de non-réponse ou en cas de refus opposé à une demande de communication formulée par un agent, celui-ci peut saisir, par écrit, la commission d’accès aux documents administratifs (C.a.d.a.).
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